tips voor optimaliseren

Bijeenkomsten: tips om je bijeenkomst slimmer en handiger te optimaliseren

 

Je organiseert een bijeenkomst en alles is geregeld. De dagvoorzitter en de sprekers zijn bekend, de catering is vastgelegd en je hebt de meest voortreffelijke locatie gestrikt. De bijeenkomst kan niet meer misgaan! Heb je echter ook gedacht aan alle andere acties die bij de organisatie van de bijeenkomst komen kijken? Zoals bijvoorbeeld de marketing van de bijeenkomst, de interactiviteit tijdens de bijeenkomst en wat er gebeurt na de bijeenkomst? Niet? Jij mazzelaar! In deze blog geven we je een aantal tips om je bijeenkomst te optimaliseren, want goede voorbereiding is immers het halve werk!

Hoewel er op Google vele tips en tricks gegeven worden als het gaat om het organiseren van bijeenkomsten, is het altijd goed om tips te krijgen van een organisatie die affiniteit heeft met het organiseren van vele congressen. Natuurlijk zijn er nog veel meer tips te vinden naast de tips die wij in deze blog geven. Deze blog geeft je wel het juiste startpunt!

 

Must-do’s

Een van de meest belangrijke dingen is het zorgen voor goede communicatie rondom je bijeenkomst. Natuurlijk, het is een gigantische open deur die we hier in trappen. Die deur moet wel helemaal open zijn, wil je een goede communicatie hebben naar je ingeschreven deelnemers. Dit geldt niet alleen voor de communicatie vooraf aan de bijeenkomst, maar ook voor de communicatie ná de bijeenkomst.

 

Vooraf

  1. Maak de bijeenkomst bekend. De deelnemers moeten natuurlijk ruim van te voren weten wat de datum en de locatie van de bijeenkomst is. Deze gegevens heb je waarschijnlijk al op je website geplaatst. Alleen heb je ook gedacht om dit op je social media kanalen gezet? De informatie alleen op je website zetten is in deze digitale tijd niet meer genoeg. Onze tip is daarom gebruikt vooral social media kanalen als Facebook, LinkedIn en Twitter. Stuur vooral ook een nieuwsbrief rond en plaats een paar dagen voor het congres een reminder op je sociale media. Want hoe persoonlijker je de deelnemers benadert, hoe meer waardering er voor je bijeenkomst zal zijn. Wat ons brengt bij de tweede tip.
  2. Maak mensen warm. Stuur bijvoorbeeld teasers over welke sprekers er komen, wat de deelnemer kan verwachten en waarom de bezoeker zeker moet deelnemen. Maak het vooral spannend!

 

tips en optimaliseren

 

Tijdens de bijeenkomst

Je wilt natuurlijk dat de deelnemers veel opsteken van de lezingen en van workshops die gegeven worden door de sprekers. Wanneer de deelnemers alleen maar hoeven te luisteren naar de aanwezige spreker(s), neemt de aandacht van de deelnemer heel snel af. Wat te doen om deze verslapping te voorkomen? Hieronder enkele tips:

  1. Zorg voor interactie. Anders dan in het verleden en met de opkomst van het digitale, kun je zeggen dat de tijd van lange voordrachten voorbij is. Deelnemers aan bijeenkomsten willen participeren, actief betrokken en verbonden worden bij een bijeenkomst. Denk daarom bij een programma aan veel interactie vanaf het begin van het programma. Zo zorg je ervoor dat je deelnemers de hele bijeenkomst geboeid zijn en raken ze gewend aan het idee dat ze al vanaf het begin van de bijeenkomst betrokken worden.
  2. Maak een video. Om de interactie nog beter naar voren te laten komen, kun je een video-impressie van de bijeenkomst te maken of te laten maken. Zo’n video herinnert de deelnemers aan de inhoud en het gevoel dat ze bij de bijeenkomst hadden. De boodschap blijft zo beter hangen bij de deelnemers en vergroot het de kans dat ze na afloop iets met de inhoud gaan doen. Ook kun je een bijdrage van de deelnemer zelf in de video opnemen. Dit kan een reactie zijn, of juist een stukje van een workshop welke de deelnemer of de spreker uitlegt. Zo kun je met een video-impressie de waarde van de bijeenkomst delen met de mensen die niet aanwezig waren, plus een stukje content kan erg bruikbaar zijn voor de communicatie. Natuurlijk is het super leuk om het filmpje te delen op je social media kanalen en op je site te zetten bijvoorbeeld bij een verslag van de bijeenkomst.

 

tips en optimaliseren

 

Na afloop

Een van de beste tips is dat het ook na de bijeenkomst zaak is te blijven communiceren. Voor de deelnemer is het verwarrend wanneer de bijeenkomst abrupt is afgelopen en er niets gecommuniceerd wordt over wat nu verder. De deelnemers hebben immers tijd vrijgemaakt en moeite gedaan om naar de bijeenkomst te komen. Hieronder enkele nazorgtips.

  1. Met bevestiging doelen we op dat het waardevol is om na de bijeenkomst de deelnemers te laten weten dat ze een goede keuze hebben gemaakt om naar je bijeenkomst te komen. Dit werkt namelijk versterkend voor je bedrijf, waardoor de deelnemers vaker naar dit soort bijeenkomsten gaan die door jou georganiseerd worden.
  2. Wanneer de laatste spreker aan het woord is geweest of wanneer de laatste workshop is afgerond, is het mogelijk uit te leggen wat ‘we’ hebben geleerd en welke nieuwe inzichten er eventueel gedeeld zijn. In het kort gezegd, communiceer de toegevoegde waarde van de bijeenkomst. Daarnaast is het een mooi moment om aandacht te geven aan de volgende bijeenkomst. Alleen wanneer deze al gepland staat uiteraard.

 

tips en optimaliseren

 

Tot slot

Tot zover de tips om je bijeenkomst slimmer en handiger te optimaliseren! Wil je nu bijvoorbeeld meer weten over hoe je je bijeenkomst nog persoonlijker maakt of nog beter kunt organiseren? Lees dan onze blog ‘Oprechte aandacht’ of onze blogs en de 7-stappenmethodiek over hoe je daadwerkelijk een bijeenkomst organiseert.