Sfeervolle locatie

Hoe organiseer je een bijeenkomst:
Locatie

Paniek, paniek, paniek! Het thema van je bijeenkomst is al tijden bekend, je hebt de dagvoorzitter en de spreker al gecontracteerd en het budget staat vast. Het is tijd om in actie te komen! Het probleem is alleen, je kunt maar geen geschikte locatie vinden. Je komt er maar niet uit: wat je doelgroep aanspreekt, welke sfeer je wilt creëren en waar je überhaupt op moet letten. No worries. In dit derde deel van onze serie blogs ‘Hoe organiseer je een bijeenkomst?’ geven we je een cadeautje. In deze blog vertellen we je alles over het vinden van de meest geschikte locatie voor je bijeenkomst. Een locatie waar al je deelnemers weg van zullen zijn, en natuurlijk zullen ze zo ook weg zijn van je bijeenkomst in zijn geheel!

Net zoals het stukje techniek veelal onderschat wordt, kun je dat ook zeggen van het zoeken naar een geschikte locatie. Lukraak een locatie uitzoeken met een zaal waar het aantal deelnemers wat naar je bijeenkomst komt precies in past, is niet handig. Een locatie kan prima in het budget passen en toch bijzonder en passend bij je bijeenkomst zijn. En dat is waar het om gaat. Het is van belang dat je locatie past bij je bijeenkomst, dat de locatie inspirerend is. Met een goede sfeer en beleving kun je immers het verschil maken, niet waar?!

Uniek, bijzonder en verrassend

Bij het zoeken naar een locatie moet je soms uit je comfortzone stappen. Alleen zo kun je je bijeenkomst gedenkwaardig maken. Want dat wil je toch zeker? Dat de deelnemers aan de bijeenkomst onthouden hoe bijzonder, uniek en verrassend je bijeenkomst was? Verandering van spijs doet immers eten! Wanneer je hebt besloten dat je een unieke en bijzondere locatie wilt boeken, zoek zo’n locatie dan in het gebied of de stad waarin je je bijeenkomst wilt houden. Het kost tijd, maar uiteindelijk zal de tijd die je erin gestoken hebt, het dubbel en dwars waard zijn.

sfeervol en ambiance

Een feit is dat elke bijeenkomst je volledige zorg en aandacht vraagt, want elke bijeenkomst is weer anders. Als het een beetje kan, bezoek een locatie persoonlijk. Natuurlijk is dit niet altijd mogelijk en dan kan het handig zijn om reviews van de locatie op te zoeken en te bekijken. Waar is de locatie? Is de locatie makkelijk te bereiken? Heeft de locatie genoeg zalen?

Een belangrijk punt bij het zoeken is het onderzoeken van de verschillende locaties waar je je oog op hebt laten vallen. Wanneer je weet hoeveel deelnemers er naar je bijeenkomst komen, hoeveel zalen je nodig gaat hebben en hoe de mensen naar je bijeenkomst komen, kun je specifieker gaan kijken naar hoe de locaties die je voor ogen had, passen binnen dat plaatje.


Tips & Tricks

Wanneer je de meest perfecte locatie voor je bijeenkomst hebt gevonden, zijn er een aantal aspecten waar je te allen tijden rekening mee moet houden.

1. Sfeer en ambiance
Past de locatie bij de bijeenkomst die je organiseert. Organiseer je een bijeenkomst waarin duurzaamheid centraal staat, boek dan een locatie die duurzaamheid hoog in het vaandel heeft staan. Deze locatie zal dan de sfeer en de ambiance geven die goed past bij je bijeenkomst. Zeker is dat de deelnemers dit zullen onthouden. Belangrijk is dus dat je de sfeer en ambiance zoekt die bij (het onderwerp van) je bijeenkomst past.

2. Bereikbaarheid
Een heel belangrijk aspect van het vinden van een goede locatie is de bereikbaarheid van de locatie. De locatie moet goed te bereiken zijn. Zowel voor deelnemers die met de auto naar je bijeenkomst komen, als voor mensen die met het openbaar vervoer reizen. Daarbij moet er gelet worden of er genoeg parkeerruimte beschikbaar is voor de deelnemers die met de auto reizen en of er een station dan wel bushalte aanwezig is vlak bij de locatie.

Bereikbaarheid openbaar vervoer

3. Grootte
Wanneer je weet hoeveel deelnemers naar je bijeenkomst komen en hoe het programma van de bijeenkomst er uit gaat zien, kun je bepalen hoeveel ruimte je nodig hebt op de locatie. Wanneer die ruimte er is, ga dan na of er verschillende zalen beschikbaar zijn en hoeveel zalen je nodig hebt. Heb je meerdere zalen nodig? Bekijk dan, wanneer dit mogelijk is, deze zalen persoonlijk. Zo is te bepalen of er genoeg zicht in de ruimte is voor de deelnemers en de sprekers en of de deelnemers het podium, de spreker en het scherm goed kunnen zien.

4. Techniek
Het stukje techniek op je locatie is eveneens een belangrijk onderdeel van je bijeenkomst. Wanneer je persoonlijk naar de locatie kunt komen kijken, check dan hoe de bijvoorbeeld de belichting is in de verschillende zalen. Kijk dan niet alleen naar de verlichting die er in de zaal is, maar ook naar of er daglicht naar binnen valt en in welke mate. Slechte verlichting kan er namelijk voor zorgen dat de deelnemers eventuele schermen niet goed kunnen zien. Daarnaast is het handig te weten of er een internetverbinding beschikbaar op de door jou gekozen locatie. Zo heeft de spreker of dagvoorzitter de mogelijkheid om eventuele voorbeelden zo van het internet te plukken of kunnen deelnemers in de pauze promotie maken voor je bijeenkomst op hun sociale media kanalen. WiFi (gratis) kan een uitkomst zijn op je bijeenkomst, zeker wanneer er geen informatiemarkt gepland staat. Voor verdere tips over het technische aspect van je bijeenkomst, verwijzen we je graag door naar één van onze andere blogs: ‘Hoe organiseer je een bijeenkomst: Techniek & Geluid’ waarin we uitgebreid uitleggen waarom techniek zo belangrijk is wanneer je een bijeenkomst organiseert.

nooduitgangen bordje5. Voorzieningen
De laatste tip die we je geven wanneer je een geschikte locatie hebt gevonden, check de algemene voorzieningen. Hoe zijn die faciliteiten op de locatie? Onderzoek of er genoeg toiletten aanwezig zijn voor het aantal mensen dat op je bijeenkomst aanwezig is, of er voldoende nooduitgangen zijn en of er voorzieningen zijn voor mindervalide dan wel gehandicapte deelnemers, zoals een mindervalide/gehandicapten toilet, verhogingen of verbrede gangpaden.

Tot slot

Net zoals bij techniek & geluid, waarover je kunt lezen in onze eerste blog in de Hoe organiseer je een bijeenkomst? serie, geldt ook voor de locatie dat alles met elkaar te maken heeft en op elkaar moet aansluiten. Zeker wanneer je echt een unieke, bijzondere en verrassende bijeenkomst wilt neerzetten die elke deelnemer onthoudt. Is het jou gelukt om zo’n succesvolle bijeenkomst te organiseren, waar iedereen versteld van stond? Laat het ons vooral weten!

Laat het ons vooral weten

One thought on “Blog – Hoe organiseer je een bijeenkomst (3)

Comments are closed.