deelnemersregistratie

Hoe organiseer je een bijeenkomst: Deelnemersregistratie

Deze week deel 2 van onze serie blogs over ‘Hoe organiseer je een bijeenkomst?’. In deze tweede blog gaan we in op de deelnemersregistratie. Het thema van je bijeenkomst is helder, het programma is rond en de doelgroep die je wilt bereiken heb je duidelijk voor ogen. Nu is het tijd voor datgene waar je al een hele tijd het meest tegenop zag: de deelnemersregistratie. Eén van de grootste en belangrijkste ondernemingen die bij het organiseren van een bijeenkomst komt kijken. Een klus die niet voor de poes is. Eén gelukje; in deze blog geven we je een aantal tips over hoe je je deelnemersregistratie op poten kunt zetten en wel zo professioneel mogelijk.

Zoals gezegd is de deelnemersregistratie één van de belangrijkste en tijdrovende taken die er is binnen het organiseren van een bijeenkomst. Want hoe start je een deelnemersregistratie? Kies je voor een Excel-formulier of kies je voor een specifiek softwarepakket gericht op het registreren van deelnemers?

deelnemersregistratie

 

The old-fashioned kind of way

Vandaag de dag zijn er gelukkig veel goede software leveranciers die goede en effectieve producten leveren. Deze producten geven het registreren van deelnemers een professionele uitstraling en daarbij scheelt het je ook nog eens veel tijd! Het kost misschien de eerste keer iets meer tijd om een nieuwe bijeenkomst op te bouwen in het systeem. Een bijkomend voordeel is dat wanneer dit als een huis staat, je een professionele uitstraling hebt, plus… je houdt tijd over. Echt waar!We komen ze nog wel eens tegen, de goede, actieve secretaresses die de deelnemersregistratie zelf bijhouden in Microsoft Excel. Een arbeidsintensief werkje dat natuurlijk zeer nauwkeurig vormgegeven wordt. Er zit wel een addertje onder het gras. Omdat het zo arbeidsintensief is, komen secretaresses vaak in de problemen door tijdgebrek en zo stapelen vaste werkzaamheden zich steeds meer op.

A new way, a new style

Wanneer je na overleg hebt besloten gebruik te gaan maken van een software pakket, zoals bijvoorbeeld Easydus, Momice of Eventbrite, werk je doorgaans met een inschrijfformulier. Zo’n formulier maakt de deelnemersregistratie zowel voor jou als voor de deelnemer veel gemakkelijker én het vormgeven van een inschrijfformulier is een ‘peace of cake’!

sola tips

5 tips

In deze blog geven we je 5 tips die je helpen bij het aanscherpen van je professionele uitstraling en die je helpen om aan je vaste werkzaamheden toe te komen.

1. Gratis of betaalde bijeenkomst?
Een gratis bijeenkomst betekent dat er in het inschrijfformulier weinig informatie nodig is, dus ook zo weinig mogelijk vragen. Dit maakt inschrijven toegankelijk. Kies je voor een betaalde bijeenkomst, dan maak je een formulier waarin je specifiek vraagt om de informatie die nodig is voor de factuur (bijvoorbeeld NAW-gegevens en eventueel kostenplaats).

2. Privacy wetgeving
Vraag of de naam van de deelnemer verspreid mag worden onder de andere deelnemers. Voor alle deelnemers is het immers geweldig om vooraf te weten wie ze gaan treffen op een bijeenkomst. Daarbij geef je de deelnemer, in het kader van de privacy wetgeving, zelf de mogelijkheid hierover te beslissen.

3. Eerste winst op je budget
Vindt er op je bijeenkomst in de middag een lunch plaats, of sluit je je bijeenkomst af met een borrel? Voeg dan een vraag toe waar de deelnemer aan kan vinken of hij of zij mee luncht of blijft voor de borrel. Het is een gegeven dat alle bijeenkomsten veel te veel catering bestellen. Naast dat het niet duurzaam is geeft deze kennis je de eerste winst op het budget.

4. Organiseer je workshops bij je bijeenkomst?
‘Bezint eer ge begint’ en ga pas live wanneer het programma staat. Ben je live gegaan en je doet hierna nog aanpassingen inzake workshops, titels of sprekers, dan zorgt dat voor de nodige onrust, verwarring en extra werk. Het is beter om twee dagen van te voren alles al rond te hebben voor je live gaat, dan achteraf nog dingen moeten regelen of veranderen. Kortom: ‘Bezint eer ge begint’ en ga echt pas live wanneer je het programma helemaal rond hebt.

5. Houd het overzichtelijk
Met zo’n digitaal inschrijfformulier heb je direct inzicht in de stand van zaken. Zo hoef je niet te wachten op een mailtje van iedere deelnemer waarin vermeldt wordt of hij of zij komt of niet. Hierbij wordt een ‘no show’ teruggebracht tot een minimum, mocht je gekozen hebben voor een gratis bijeenkomst.

Tot slot

Ben je nu na het lezen van deze blog minder bang voor de gevreesde deelnemersregistratie? Goed zo, want met deze tips wordt het registreren van deelnemers echt een piece of cake!!