Hoe organiseer je een bijeenkomst: Techniek & Geluid

Stel je voor: je hebt een bijeenkomst georganiseerd voor een groot bedrijf, een multinational, en alles loopt op rolletjes. De laatste gastspreker staat op het punt om zijn verhaal te vertellen en daarna is het tijd voor de afsluitende borrel. Op het moment dat het eerste woord van de spreker uit zijn mond rolt, blijft het stil. De spreker vertelt wel, maar de zaal hoort niets. Het geluid, denk je, er is iets mis met het geluid en prompt slaat je geluksgevoel om naar een staat van wanhopig zoeken naar een oplossing voor het geluidsprobleem.

Bij veel bijeenkomsten wordt het stukje techniek veelal onderschat. En, wist je dat juist de techniek een van de belangrijkste onderdelen van je bijeenkomst is? Alles staat of valt met de techniek. Techniek en geluid bij een bijeenkomst gaan hand in hand. Soms werkt het allemaal uitstekend en soms faalt of de techniek, of het geluid, of, in het ergste geval, allebei. Iedere organisator van een bijeenkomst maakt het wel eens mee, toch? Stel je eens voor wanneer het geluid of de vertoonde beelden niet of nauwelijks tot hun recht komen en wat dit met de beleving doet. Hieronder vind je een aantal tips die ervoor zorgen dat jouw bijeenkomst, ook wat betreft techniek en geluid, altijd op die zogenoemde rolletjes loopt.

De zaal

Bij een bijeenkomst wil je dat alle deelnemers in de zaal de dagvoorzitter en/of de spreker goed kunnen horen. Een goede microfoon of headset is de basis. En hoe weet je of de microfoon of de headset goed zal werken? Een manier om dit te onderzoeken is door vooraf de zaal waar je bijeenkomst gehouden wordt te bekijken, want een goed begin is het halve werk. Zo krijg je alvast een idee over hoe de deelnemer aan het congres de spreker ziet, of er objecten in de weg staan waardoor een deelnemer de spreker niet kan zien of zijn nek enorm ver moet strekken, of de ruimte galmt wan

neer je praat en of iedere deelnemer vanuit zijn stoel goed zicht heeft op de vertoonde beelden.

geluid in de zaal

Het geluid

Wat het geluid betreft: zorg voor een goede pre-productie, zodat je van te voren weet wat de spreker of dagvoorzitter zelf aan apparatuur meeneemt. In dat geval hoef je net voor de bijeenkomst start de apparatuur alleen nog maar te testen om te weten te komen of alles goed werkt. Daarnaast hebben de sprekers waarschijnlijk al doorgegeven of ze een microfoon of een headset wensen. Tip: Stop voordat de spreker aan zijn lezing begint, áltijd nieuwe batterijen in de microfoon!!
Mocht je nog apparatuur moeten regelen dan kun je in eerste instantie vragen welke apparatuur de zaal zelf beschikbaar heeft. Aanvullende apparatuur kun je bijvoorbeeld het beste huren bij een erkend bedrijf, of een bedrijf bij wie je voor andere bijeenkomsten ook apparatuur hebt gehuurd. Denk aan technische assistentie, dit voorkomt enorm veel stress.

Beeld en geluid

Bij het geluid hoort niet alleen het geluid dat uit een microfoon of een headset komt, ook het geluid van het beeldmateriaal dat gebruikt wordt is belangrijk. Wanneer je technische assistentie tot je beschikking hebt kun je dit ruim van te voren met de technicus bespreken. Heb je deze assistentie niet voor handen, test het dan vooral vooraf op de locatie, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Verlichting en verduistering

Daarnaast moet het scherm natuurlijk goed te zien zijn voor de bezoekers. Kijk daarom op locatie ook goed naar de mogelijkheden voor verduistering in de zaal. Niet alleen wat betreft raamverduistering, maar ook wat voor verlichting aanwezig is in de zaal. Heb je te maken met verlichting die je kunt dimmen, gaat het licht in banen aan of uit of wordt het bij één druk op de knop ineens donker? Ook is het goed om te weten waar de bediening van de verlichting precies zit en waar de crux zit als het gaat om wanneer bepaalde verlichting die aan staat, waardoor het beeld voor de bezoeker niet meer goed te zien is.

Tot slot

Wat techniek en geluid bij een bijeenkomst betreft, blijkt wel dat alles op elkaar aan moet sluiten. Of het nu gaat om de lezing van de spreker of het starten van geluidsfragmenten of video’s alles moet met elkaar in verbinding staan. Wat denk je? Zouden de mensen het hebben over de fantastische lezingen die gegeven zijn of over het geluid dat het niet deed?

2 thoughts on “Blog – Hoe organiseer je een bijeenkomst? (1)

Comments are closed.